Een groeiend bedrijf brengt vaak ook meer administratie met zich mee. Er komen meer klanten en facturen bij en misschien neem je beetje bij beetje meer personeel aan. Eerder kon je wellicht nog prima uit de voeten met een paar spreadsheets en losse documenten, maar op een gegeven moment wordt dat onoverzichtelijk. Het is daarom verstandig om je administratie mee te laten groeien met je bedrijf.
Breng structuur aan in je administratie
Een goede administratie begint met een vaste werkwijze. Zorg bijvoorbeeld dat inkomende facturen altijd op dezelfde plek terechtkomen en spreek af wie verantwoordelijk is voor het verwerken en controleren ervan. Hetzelfde geldt voor offertes, contracten en andere belangrijke documenten. Probeer daarbij te voorkomen dat informatie verspreid raakt over mailboxen, lokale mappen en verschillende programma’s. Zodra er meerdere mensen binnen het bedrijf met de administratie bezig zijn, is het steeds belangrijker dat duidelijk is waar documenten te vinden zijn.
Kijk kritisch naar je huidige software
Software die goed werkte toen je net begon, hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een groter bedrijf. Misschien kost het steeds meer tijd om gegevens handmatig over te zetten of ontbreken functies die inmiddels belangrijk zijn geworden. Voor veel mkb-bedrijven is online administratiesoftware een praktische keuze. Met een Exact online webshop kunnen bijvoorbeeld prijzen, voorraden en orders tussen de webshop en Exact Online worden uitgewisseld. Zo hoeft niet alle informatie op verschillende plekken handmatig te worden bijgehouden.
Wanneer bedrijfsprocessen uitgebreider worden
Als je onderneming verder groeit, kan ook de administratie ingewikkelder worden. Misschien krijg je te maken met meerdere administraties, meer voorraad of uitgebreidere logistieke processen. Dan kan er behoefte ontstaan aan software die daarbij aansluit. Werk je al met Exact Globe en verkoop je ook online aan zakelijke klanten? Dan kan een Exact globe webshop een interessante aanvulling zijn. Productinformatie, prijzen en voorraadgegevens kunnen vanuit Exact Globe beschikbaar worden gemaakt in de webshop, terwijl bestellingen vanuit de webshop weer in Exact Globe kunnen worden verwerkt. Zo sluiten de webshop en de rest van de administratie beter op elkaar aan.
Automatiseer terugkerende werkzaamheden
Als het aantal transacties toeneemt, kunnen kleine administratieve taken samen behoorlijk wat tijd kosten. Denk aan het verwerken van facturen, bijhouden van betalingen of invoeren van dezelfde gegevens in meerdere systemen. Kijk daarom welke terugkerende handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Veel boekhoud- en bedrijfssoftware kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan andere systemen. Zo hoef je bepaalde gegevens niet telkens opnieuw handmatig in te voeren.
Maak duidelijke afspraken binnen het bedrijf
Zodra meerdere collega’s betrokken zijn bij de administratie, is het belangrijk om verantwoordelijkheden goed te verdelen. Wie keurt inkoopfacturen goed? Wie houdt openstaande betalingen bij? En bij wie kunnen medewerkers terecht als gegevens ontbreken? Zorg dat je zulke afspraken vastlegt, want zo voorkom je dat werkzaamheden blijven liggen omdat iedereen ervan uitgaat dat iemand anders ze oppakt.
Ruim regelmatig op
Een groeiende administratie bevat al snel informatie die niet dagelijks nodig is. Dat betekent niet dat je documenten zomaar kunt verwijderen. Voor verschillende onderdelen van de administratie gelden namelijk wettelijke bewaartermijnen. Wel kun je zorgen dat oude en actuele informatie duidelijk van elkaar gescheiden blijft.