Afbeelding: Mufid Majnun via Unsplash
Zodra je eerste mensen in dienst komen, duikt de vraag vanzelf op: wie zorgt er voor de werkkleding, wat koop je in en hoe voorkom je een kast vol verkeerde maten? Bij een klein team wordt dat vaak ad hoc geregeld: iemand bestelt wat nodig is, een ander koopt zelf iets en declareert het. Dat werkt een tijdje, tot niemand er hetzelfde uitziet en niemand weet wat iets heeft gekost. Met een paar heldere keuzes vooraf maak je er een vast proces van dat meegroeit met je bedrijf.
Begin bij het werk, niet bij de catalogus
De beste start is een simpele inventarisatie per functie. Wat doet iemand op een normale werkdag? Werkt hij binnen of buiten, staat hij veel, knielt hij, tilt hij, komt hij bij klanten over de vloer? Een monteur die de hele dag in kruipruimtes ligt, heeft andere kleding nodig dan een magazijnmedewerker of iemand die vooral showroomgesprekken voert. Leg per functie vast welke kledingstukken nodig zijn en hoeveel stuks iemand krijgt. Denk aan twee of drie broeken zodat er altijd een schone is, een paar shirts of polo’s, een trui of vest en een jas voor buiten.
Kijk in dezelfde ronde naar veiligheid. Uit je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) blijkt welke risico’s er zijn en waar persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn, zoals veiligheidsschoenen, handschoenen of signaalkleding. Die beschermingsmiddelen moet je als werkgever kosteloos ter beschikking stellen. Gewone werkkleding valt daar niet automatisch onder, maar het is wel verstandig om beide in één overzicht te zetten, zodat je niets vergeet.
De broek verdient de meeste aandacht
Van alle kledingstukken krijgt de broek het vaakst de zwaarste klappen. Je draagt hem de hele dag, je knielt erin, je veegt je handen eraan af en je stopt de zakken vol. Een goedkope broek die na een paar maanden doorgesleten is bij de knieën, is per saldo vaak duurder dan een stevig model dat een jaar meegaat. Let bij werkbroeken kopen op een paar dingen: kniezakken voor kniebeschermers als er veel geknield wordt, versterkingen op de plekken die het meest slijten, stretch voor wie veel bukt en klimt, en zakken die passen bij het gereedschap dat iemand bij zich draagt. Vraag je medewerkers wat ze missen aan hun huidige broek. Zij weten precies waar het knelt.
Maten en pasmomenten: voorkom gedoe
Maatvoering is het grootste struikelblok bij centraal inkopen. Werkkleding valt per merk anders, en werkbroeken hebben vaak andere maten dan de spijkerbroek die iemand privé draagt. Laat nieuwe medewerkers daarom eerst passen voordat je een volledige set bestelt, of bestel één exemplaar en vul pas aan als het goed zit. Leg de maten per medewerker vast in een eenvoudig overzicht. Bij een nabestelling hoef je dan niet opnieuw rond te vragen, en bij een nieuwe collega met dezelfde functie weet je meteen welk model je kunt nemen.
Maak afspraken over vervangen en inleveren
Spreek af hoe vaak kleding wordt vervangen en wie bepaalt wanneer iets versleten is. Een vast moment per jaar werkt goed, met daarnaast de mogelijkheid om tussentijds iets te vervangen als het kapotgaat. Leg ook vast wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat: lever je kleding met logo in of mag die worden gehouden? Kleding met een bedrijfslogo wil je liever niet zien rondlopen bij iemand die niet meer voor je werkt.
Eén leverancier, één overzicht
Hoe meer mensen zelf iets kopen, hoe lastiger het wordt om grip te houden op kosten en uitstraling. Regel je het werkkleding kopen centraal bij één leverancier met een breed assortiment, dan houd je het overzichtelijk: dezelfde merken en kleuren voor iedereen, één plek voor bestellingen en retouren, en facturen die netjes in je administratie landen. Zo zie je aan het eind van het jaar ook direct wat werkkleding per medewerker kost.
Ook fiscaal is het slim om dit goed vast te leggen. Of kleding als werkkleding geldt, hangt onder meer af van de vraag of het (bijna) alleen geschikt is om in te werken, of er een logo van voldoende formaat op staat en of de kleding op het werk achterblijft. Laat je boekhouder meekijken voordat je een vaste regeling invoert, zodat je weet hoe je de kosten verwerkt.
Klein beginnen, slim opschalen
Je hoeft niet meteen een dik kledingreglement te schrijven. Een overzicht per functie, een lijst met maten, afspraken over vervanging en één vaste leverancier zijn voor de meeste mkb-bedrijven genoeg. Zo zijn je mensen goed gekleed voor hun werk, weet je wat het kost en hoef je bij elke nieuwe collega niet opnieuw het wiel uit te vinden.