In veel organisaties zijn medewerkers voor hun dagelijkse werkzaamheden afhankelijk van gedeelde apparatuur. Een laptop voor een presentatie, een scanner voor een magazijnronde of een toegangspas voor een specifieke ruimte: het juiste middel moet op het juiste moment beschikbaar zijn. Wanneer de uitgifte via een beheerder, receptie of servicedesk verloopt, kan dit echter voor onnodige tussenstappen zorgen.
Steeds meer organisaties zoeken daarom naar manieren om medewerkers zelfstandiger toegang te geven tot gedeelde middelen. Elektronische lockers kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Ze maken het mogelijk om apparatuur op een centrale plek beschikbaar te stellen zonder dat voor iedere uitgifte een medewerker aanwezig hoeft te zijn.
Zelfservice maakt uitgifte eenvoudiger
Bij een traditionele uitgifte meldt een medewerker zich vaak eerst bij een balie of verantwoordelijke collega. Vervolgens moet worden gecontroleerd welk middel nodig is, of het beschikbaar is en wie het meeneemt. Bij het terugbrengen volgt hetzelfde proces opnieuw.
Met een elektronisch lockersysteem kan een groot deel van deze stappen worden geautomatiseerd. Een bevoegde gebruiker identificeert zich en krijgt toegang tot het toegewezen lockervak. De uitgifte wordt digitaal geregistreerd en na gebruik kan het middel via dezelfde werkwijze worden teruggebracht.
Hierdoor ontstaat een vorm van zelfservice die zowel medewerkers als beheerders meer vrijheid geeft.
Ook praktisch bij wisselende werktijden
Niet iedere organisatie werkt volgens vaste kantoortijden. Denk bijvoorbeeld aan productiebedrijven met ploegendiensten, zorginstellingen waar medewerkers dag en nacht actief zijn of organisaties met buitendienstmedewerkers die vroeg vertrekken.
Wanneer gedeelde apparatuur alleen tijdens openingstijden van een balie kan worden opgehaald, kan dat een beperking vormen. Een elektronisch lockersysteem maakt de beschikbaarheid van middelen minder afhankelijk van de aanwezigheid van een beheerder.
Dit kan verschillende voordelen opleveren:
- Medewerkers kunnen zelfstandiger hun werkzaamheden starten.
- Uitgifte hoeft niet altijd via een centrale balie te verlopen.
- Piekmomenten rondom het begin en einde van diensten kunnen worden verminderd.
- Beheerders zijn minder tijd kwijt aan routinematige overdrachten.
- Middelen hebben een vaste en herkenbare opslaglocatie.
- De uitgifte wordt consequent digitaal vastgelegd.
Duidelijke processen tussen gebruikers
Zelfservice betekent niet dat iedereen automatisch overal toegang toe krijgt. Juist bij gedeelde middelen is het belangrijk dat duidelijk is welke gebruikers bepaalde apparatuur mogen meenemen.
Afhankelijk van de inrichting kunnen toegangsrechten worden afgestemd op bijvoorbeeld een medewerker, afdeling of functie. Zo kan een technisch team toegang krijgen tot specifieke meetapparatuur, terwijl andere medewerkers alleen gebruikmaken van algemene hulpmiddelen.
Een vaste digitale werkwijze helpt bovendien om verschillen tussen afdelingen of locaties te verkleinen. In plaats van verschillende lijsten, sleutelafspraken of lokale procedures ontstaat één herkenbaar proces voor het ophalen en terugbrengen van middelen.
Van uitgiftepunt naar beschikbaarheidspunt
Een locker hoeft daarmee niet alleen te worden gezien als een plek waar spullen veilig worden opgeborgen. Binnen de organisatie kan het juist functioneren als een centraal beschikbaarheidspunt voor middelen die gedurende de werkdag door verschillende mensen worden gebruikt.
Dat is bijvoorbeeld interessant voor laptops, tablets, scanners, gereedschappen, sleutels en toegangspassen. Medewerkers weten waar zij terechtkunnen en beheerders hoeven niet iedere overdracht persoonlijk te begeleiden.
Voor organisaties met meerdere teams, flexibele werktijden of veel gedeelde apparatuur kan dit bijdragen aan een soepeler dagelijks proces.
Meer vrijheid zonder het overzicht te verliezen
Efficiënt middelenbeheer hoeft niet te betekenen dat er meer administratie nodig is. Door uitgifte en inname op een vaste manier te organiseren, kunnen medewerkers juist meer verantwoordelijkheid krijgen voor het zelfstandig ophalen en retourneren van de middelen die zij gebruiken.
De elektronische lockers van Nauta Connect ondersteunen deze manier van werken door opslag, toegang en registratie samen te brengen. Zo ontstaat een praktische selfservice-oplossing waarmee medewerkers gemakkelijker toegang krijgen tot gedeelde bedrijfsmiddelen en beheerders minder afhankelijk zijn van handmatige uitgiftemomenten.