De wereld wordt steeds moderner, wat het belang van digitaal archiveren steeds groter maakt. Door een transformatie te maken van fysieke documenten naar een digitaal archief kunnen vooral bedrijven profiteren van diverse voordelen. In de tekst hieronder kom je te weten wat de voordelen zijn van een digitaal archief.
Besparing op de kosten
Door middel van digitaal archiefbeheer kun je als ondernemer enorm op de kosten besparen. Je bent namelijk in staat om fysieke documenten op te slaan en te beheren. Je bespaart dus flink op kosten voor opslagruimte, archiefkasten, papier en inkt. Alle bestanden worden namelijk in een cloud opgeslagen. De kosten van een onderneming kunnen worden verlaagd als je kiest voor het overstappen op een digitaal archief.
Altijd actueel
Je hebt met een digitaal archief altijd toegang tot de meest recente versie van elk document in een bedrijf. Je kunt dankzij een digitaal archief namelijk vrijwel al je digitale bestanden op een volledig geautomatiseerde wijze bijwerken en delen, dit in tegenstelling tot de ouderwetse manier waarbij je fysieke documenten handmatig moet aanpassen.
Je bespaart heel wat tijd
Moet je een specifiek fysiek document zoeken, dan kan dit een tijdrovende taak zijn als je archief niet naar behoren is georganiseerd. Medewerkers kunnen makkelijk zoekopdrachten uitvoeren en elk gewenst document binnen een handomdraai vinden. Er wordt dus een hoop kostbare werktijd bespaard, waardoor werknemers zich op belangrijkere taken kunnen concentreren.
Veilig je bestanden bewaren
Fysieke documenten zijn vele malen gevoeliger voor zaken als diefstal, schade en verlies. Kies je voor een digitaal archief, dan kunnen bestanden veilig worden opgeslagen in beveiligde servers of cloudopslag waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over deze risico’s. Een belangrijke manier om je bestanden te beveiligen is door middel van geavanceerde beveiligingsmaatregelen. Je kunt denken aan versleuteling en toegangscontrole. Zo kunnen alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de bestanden. Overweeg om een kijkje te nemen bij View als je klaar bent om te starten met digitaal archiveren voor je eigen bedrijf.
Voordelige oplossing
Door voor digitaal archiveren te kiezen voor je bedrijf hoef je geen fortuin kwijt te zijn. De kosten voor het opstellen en het beheren van een digitaal archief vallen namelijk best mee, wat betekent dat ook bedrijven met een minder groot budget de kans hebben om hun ouderwetse fysieke documenten te transformeren naar de moderne digitale versie.