Bedrijfsgroei zie je niet alleen terug in omzet en personeel, maar ook in huisvesting. Het voornamelijke verschil is dat omzet en personeel maandelijks meebewegen, maar een huurcontract doet dat doorgaans niet. Looptijden van drie tot vijf jaar met een opzegtermijn van zes tot twaalf maanden zijn gangbaar in de kantorenmarkt, terwijl een MKB-bedrijf binnen diezelfde periode kan verdubbelen of juist moet inkrimpen. Wie daar bij het tekenen geen rekening mee houdt, betaalt jarenlang voor leegstaande bureaus of zit opgescheept met een ruimte waar het team niet meer in past.
Groei verandert de bezettingsgraad sneller dan het aantal medewerkers
Voor kantoorruimte is niet het totale aantal medewerkers leidend, maar hoeveel mensen tegelijk aanwezig zijn. Een team van twintig mensen dat gemiddeld drie dagen per week op kantoor werkt, heeft niet automatisch twintig vaste bureaus nodig.
Relevant zijn onder meer:
- gemiddelde bezetting op piekdagen;
- aantal vaste en flexibele werkplekken;
- behoefte aan vergaderruimtes en belplekken;
- ruimte voor nieuwe medewerkers;
- functies die dagelijks op locatie moeten werken.
Schaalbaarheid zit in het contract, niet in de muren
Een ruimte die nu krap aanvoelt, is over een halfjaar waarschijnlijk te klein. Een ruimte die nu royaal is, kost drie jaar lang geld voor bureaus waar niemand zit. Beide situaties komen voort uit dezelfde oorzaak: een contract dat niet meebeweegt.
Bij het beoordelen van een huurovereenkomst zijn drie punten bepalend voor MKB-groei:
- Opzegtermijn en looptijd. Hoe korter de verplichting, hoe sneller bijgestuurd kan worden bij een onverwachte groeispurt of terugval.
- Tussentijds bijhuren. Kan er een extra werkplek of ruimte bijkomen zonder het hele contract open te breken?
- Doorgroei binnen hetzelfde pand. Zijn er grotere units of kantoren beschikbaar wanneer het team die nodig heeft?
Niet alle vierkante meters hoeven van jezelf te zijn
Wie een werkplek in Rotterdam wil huren, kan met gedeelde vergaderruimtes en lounges het eigen gehuurde oppervlak kleiner houden. Vergaderkamers, ontvangstruimtes en grotere overlegplekken nemen relatief veel ruimte in, terwijl ze vaak maar enkele uren per dag worden gebruikt. In een gebouw met gedeelde voorzieningen kunnen die meters buiten het eigen kantoor blijven.
Kijk één groeifase vooruit
Twaalf maanden vooruitkijken is genoeg. Wat daarna komt is te onzeker om nu voor te betalen. De ruimte moet passen bij de bezetting van komend jaar, met zicht op uitbreiding daarna.
Verzamelgebouwen met meerdere ruimtetypes onder één dak maken stapsgewijze groei mogelijk. Het Industriegebouw verhuurt losse werkplekken, units en kantoren binnen hetzelfde pand.