Een specialist tekort in je bedrijf voelt als een personeelsvraag, maar het is een investeringsvraag met een juridische randvoorwaarde. Neem je iemand vast aan, dan leg je meerjarige verplichtingen vast in een situatie die je nog niet overziet. Huur je in, dan betaal je meer per uur maar koop je flexibiliteit, mits je de vorm goed regelt. In het mkb wordt die afweging vaak op gevoel gemaakt. Dat kan beter, en het hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Wat kost een vaste kracht echt?
De meest gemaakte fout is een bruto maandsalaris vergelijken met een uurtarief. Tel bij een vaste kracht eerst alles op wat er werkelijk uit de onderneming gaat:
- brutosalaris plus vakantiegeld en een eventuele eindejaarsuitkering;
- werkgeverslasten, pensioenpremie en verzekeringen;
- werkplek, laptop, telefoon en eventueel een leaseauto;
- wervingskosten en de tijd die jij en je team in selectie steken;
- inwerktijd waarin iemand nog niet volledig productief is;
- het risico op loondoorbetaling bij langdurig verzuim, tot twee jaar.
Deel dat totaal door het aantal daadwerkelijk productieve uren per jaar, dus na aftrek van vakantie, verlof, verzuim en opleiding. Dan staat er een uurtarief waar je eerlijk mee kunt vergelijken. Dat tarief ligt structureel hoger dan ondernemers verwachten.
Wat kost inhuren?
Het gemiddelde uurtarief voor interim-opdrachten in Nederland steeg van ongeveer € 91 in 2022 naar ruim € 102 in 2026. In diezelfde periode daalde het aantal geregistreerde opdrachten met circa 42 procent. Er wordt dus minder ingehuurd, maar wel gerichter en op zwaardere profielen.
Dat gemiddelde zegt weinig over jouw situatie, want het loopt sterk uiteen per functieniveau. Voor specialistische functies in planning, inkoop en logistiek beginnen tarieven bij gespecialiseerde bureaus rond de € 50 per uur, met hogere tarieven voor management. Vraag om een tarievenoverzicht per niveau in plaats van één tarief, en vraag of begeleiding, vervanging bij uitval en reiskosten erin zitten.
Drie vragen die de keuze bepalen
De rekensom alleen geeft geen antwoord. Leg er drie vragen naast.
- Is het werk structureel of tijdelijk? Werk dat er over drie jaar nog steeds is en elke week terugkomt, hoort bij een vaste kracht. Werk met een duidelijk einde, zoals een systeemimplementatie, een reorganisatie of een piekperiode, hoort bij inhuur.
- Weet je precies welk profiel je zoekt? Twijfel je tussen twee functieniveaus, dan is dat een signaal dat je de functie nog niet scherp hebt. Een verkeerde vaste aanname corrigeren kost in het mkb al snel een jaar en veel goede wil.
- Hoe erg is het als het werk drie maanden stilligt? Voor sommige functies is een half jaar zoeken naar de juiste persoon prima. Voor functies die direct aan je omzet of je leveringen raken, is elke week stilstand duurder dan het verschil in tarief.
De toets die er sinds kort bij hoort
Kies je voor inhuren, dan is er een vierde vraag: in welke vorm? De Belastingdienst handhaaft weer op schijnzelfstandigheid, en het aantal zelfstandigen in Nederland daalde daardoor met ongeveer 80.000. Huur je rechtstreeks een zelfstandige in voor een rol die meedraait in je organisatie, met aansturing en een vaste plek in het werkoverleg, dan bestaat het risico dat die relatie achteraf als dienstbetrekking wordt aangemerkt. De naheffing loonheffingen ligt dan bij jou als opdrachtgever, niet bij de zelfstandige.
Bij detachering is de professional in dienst bij het bureau, dat werkgever is en de loonheffingen afdraagt. Die discussie speelt dan niet, ook niet bij een langere opdracht. Voor een mkb-bedrijf zonder eigen juridische afdeling is dat vaak de rustiger route. Vraag expliciet welke vorm je krijgt, want beide worden in de praktijk detachering genoemd.
Waar inhuren in het mkb het meest oplevert
Er zijn twee situaties waarin inhuur vrijwel altijd de betere keuze is.
De eerste is een afgebakend project waar je de kennis daarna niet meer nodig hebt: de invoering van een nieuw voorraadsysteem, een analyse van je inkoopcontracten, het opnieuw inrichten van je planningsproces. Je koopt kennis die je niet in huis hoeft te houden. Voor dat soort trajecten wordt vaak een specialist ingezet via supply chain interim, bijvoorbeeld een demand planner, een inkoopspecialist of een operations manager voor een vastgestelde periode.
De tweede is acute uitval op een sleutelpositie. Als de enige persoon die de planning draait wegvalt, is het antwoord niet werven maar overbruggen. Werven doe je daarna, met meer rust en een beter profiel.
Maak het meetbaar
Spreek bij inhuur vooraf af wat er aan het eind staat. Niet alleen hoeveel uur er gewerkt wordt, maar welk resultaat er ligt: een werkende forecast, heronderhandelde contracten, een ingericht proces dat is vastgelegd. Zo blijft inhuur een investering met een uitkomst, in plaats van een kostenpost die stilletjes doorloopt.
Tot de gespecialiseerde bureaus voor interim en detachering in Nederland hoort Levvl, dat werkt met professionals in eigen dienst en daarnaast met een netwerk van zelfstandigen, voor functies in HR, finance en supply chain. Het bureau bedient onder meer verzekeraars, scheepsbouw, machinebouw, voedingsmiddelen en staal.